[CASE] Компания ТрэйдСофт решила сразу несколько бизнес-задач, переведя документацию в онлайн-формат с помощью Dr.Explain

Елена Парахина, руководитель отдела документации, компании ТрэйдСофт, рассказывает о том, как компания смогла в короткий срок перевести документация в новый формат и решили тем самым сразу несколько бизнес-задач.

В чем специфика вашей компании?

Наша компания ТрэйдСофт (tradesoft.ru) с 2003 года занимается разработкой программного обеспечения для автобизнеса. На сегодняшний день это экосистема программных продуктов, среди которых:

Веб-АвтоРесурс: Готовый интернет-магазин автозапчастей ;
AutoИнтеллект: Программа для учета и продажи запчастей + CRM;
Синхронизатор: Комплекс для онлайн- и офлайн торговли;
PartsCatalogs: Каталоги оригинальных запчастей ;
PartsIndex: Каталоги автотоваров ;
Веб-сервисы для упрощения продаж.

Кто работал с программой Dr.Explain и какая у этого специалиста роль в проекте?

С программой работает технический писатель.

Основная задача специалиста в сжатые сроки подготовить понятную и подробную инструкцию с учетом изменений новой версии продукта. Нужно добавлять как новые разделы, так и корректировать уже имеющиеся.

Техническому писателю важно, оформить изменения не только красивым текстом, но и добавить визуальные элементы, изображения, видео, примечания, схемы.

Почему вопрос документации важен для вас?

Наши проекты довольно крупные функционально.

Документация является основным источником информации как для клиентов, так и для сотрудников компании. Она должна быть актуальна, понятна и проста в использовании, легко поддерживаема и доступна.

Какими инструментами вы решали вопрос с поддержкой пользователей раньше?

Комбинировали все, что только можно: статьи на сайте, обучающее видео на Youtube-канале, а также персональные консультации по скайпу, ответы на вопросы на форуме и по электронной почте.

Вы сравнивали Dr.Explain с другими решениями. Почему выбрали именно его?

Ранее документация велась в MS Word, что имело ряд плюсов, но несло больше проблем.

Количество страниц неизбежно росло, как и количество графических материалов.

Также данный формат накладывал ограничения на используемые изображения и визуальное оформление, ограничивал доступ к документации из продукта.

Как вы сравнивали Dr.Explain с другими инструментами и почему в итоге выбрали Dr.Explain?

Да, был проведен сравнительный анализ с различными инструментами.

В сравнение участвовали продукты аналогичные MS Word, продукты упрощенной верстки, в основном используемые разработчиками, а также специализированный софт для ведения документации и заметок.

Основными критериями выбора нового продукта для ведения документации были:
- легкая конвертация из формата DOC/DOCX в новый,
- сохранение и расширение возможностей визуального оформления документа,
- возможность получить на выходе легкий способ онлайн-доступа к документации.

Также немаловажным являлась стоимость продукта/рабочего места, возможность расширения лицензии, развитие продукта и обновления, доступ к технической поддержке.

Выбранный инструмент должен был ускорить процесс подготовки и публикации документации.

Dr.Explain подошел почти по всем критериям.

В итоге какую пользу вы получили для проектов компании и бизнеса в целом?

В короткие сроки мы смогли перевести документацию в новый формат, применить новые принципы оформления для упрощения восприятия информации.

Добавили аннотации, чтобы упростить клиентам первичное ознакомление с разделами нашего продукта.
Добавили скриншоты в реальную величину, чтобы было проще воспринимать информацию.
Выделили важные блоки информации и сделали менее акцентными справочные, сконцентрировали внимание на главном.
Организовали одно централизованное место хранение всей документации по продукту и добавили взаимосвязи модулей и основного блока.
Организовали доступ к документации из продукта сразу к нужной странице.
Упростили работу технической поддержки, добавив возможность отправлять ссылки на нужную странице документации.

Сейчас у нас есть единая точка доступа к документации всех наших продуктов: https://product-doc.tradesoft.ru/

Благодаря новому инструменту мы сможем улучшить нашу документацию: добавить анимированные GIF-изображения, встроить обучающие видео с Youtube и других видео-платформ, расширить описание разделов для "пытливых" клиентов и прочее.

# # #

Более подробно о программных продуктах для автоматизации автобизнеса от компании ТрэйдСофт можно узнать на сайте компании tradesoft.ru