[CASE] Dr.Explain экономит ресурсы компании Kumulsoft
Папуа-Новая Гвинея мелькает в СМИ нечасто. Но жизнь здесь бурлит: непролазные джунгли редеют, население решительно избавляется от вековых ритуалов и уходит с головой в цифровое пространство. Остров тонет в лесах металлических антенн и вязнет в оптоволоконных лианах прогресса.
Уже не блеск первобытных костров озаряет ночное гвинейское небо, но ядовито-яркие рекламные баннеры, искрящийся свет высоток и фары управляемых искусственным интеллектом электромобилей.
Сегодня мы поговорим с одним из пионеров цифровой трансформации этого райского уголка. Выбор нашего героя не случаен: как и все передовые люди, он старается идти в ногу со временем, поэтому выбрал для работы Dr.Explain. Чем же его привлекла эта программа?
Итак, Рики Мато Пайсип Наревек, аналитик по качеству и технический писатель, рассказал о результатах использования Dr.Explain: расширение знаний о продукте, увеличение рынка сбыта, удобство использования и экономическая эффективность, а также повышение общего уровня компьютерной грамотности.
— Расскажите, пожалуйста, о вашем программном обеспечении.
— Kumulsoft Software Solution (kumulsoft.com) — это компания, которая разрабатывает и продает софт. Мы создали и продаем 2 крупных программных продукта: систему управления основными фондами (FAMS) и систему биллинга для юридической практики (LPBS).
Система управления основными средствами или FAMS — это полностью интегрированная система, которая позволяет управлять всеми основными видами активов: землей, зданиями, транспортными средствами, а также такими активами, как офисное оборудование, мебель.
Legal Practice Billing System или LPBS — это биллинговая система для юридических фирм, с помощью которой они могут управлять файлами своих клиентов, выставлять счета и управлять другими финансовыми операциями.
Благодаря этим двум программным продуктам и 10 годам работы, мы получили награду “Победитель 2018 MSME Digital Innovation Award за лучшее инновационное микропредприятие” в нашей стране.
Работаем над руководствами пользователя для своих продуктов: “Проект 1: Руководство пользователя системы управления основными фондами” и “Проект 2: Руководство пользователя биллинговой системы юридической практики”. В настоящее время я пишу руководство пользователя для системы управления основными фондами, а руководство пользователя для биллинговой системы юридической практики станет моим следующим проектом.
— Каковы ваши основные обязанности в компании?
— Я специалист по обеспечению качества и технический писатель, занимаюсь анализом требований к программному обеспечению, тестированием и написанием справочных баз для программного обеспечения и других сопутствующих продуктов.
Я также работал специалистом по проектам основных фондов, когда клиент приобретал систему управления основными фондами и привлекал нас для интеграции этой системы в свою базу данных. Благодаря этому я смог познакомиться с системой ближе и написать пользовательские справки.
Сейчас я выполняю функции технического писателя, отвечаю за написание руководства пользователя для системы управления основными фондами. Фактически это проект из одного человека, а разработчик программного обеспечения (генеральный директор компании) занимается только комментированием и утверждением.
— Почему справочная документация важна для вашей компании? Что она дает вашему проекту?
— Папуа-Новая Гвинея — это развивающаяся страна с нестабильной экономикой, где индустрия программного обеспечения и высоких технологий все еще находится в зачаточном состоянии. Местных компаний, занимающихся разработкой софта, очень мало, и все они относятся к малым и средним предприятиям, поэтому конкуренция здесь довольно жесткая по сравнению с крупными корпоративными компаниями.
Таким образом, справочная документация для наших продуктов очень важна по нескольким причинам:
1. Повышение общего уровня компьютерной грамотности
Общий уровень компьютерной грамотности в моей стране и во всех местных софтверных компаниях низкий. Это означает, что в целом понимание программных продуктов очень невысокое, и справочная документация пользователя может оказать реальную помощь в исправлении ситуации.
Если учесть, что в настоящее время написанием справочников пользователя для ПО занимается лишь пара небольших фирм, наш проект будет выгодно выделяться. Для новичка, который никогда раньше не пользовался компьютером, мы создадим пошаговую инструкцию по работе со всеми функциями нашего продукта.
Именно поэтому нам очень нравится Dr.Explain. Он помогает наглядно объяснить процесс работы с нашей программой.
2. Удобство для пользователя и экономичность
Документирование программного обеспечения — это новая сфера в нашей организации. Мы никогда раньше не занимались ничем подобным. У нас около 40-50 клиентов, которые сейчас используют наше программное обеспечение без справочного руководства. Большинство вопросов и проблем, связанных с работой нашего ПО, обычно решались в устной форме с сотрудниками нашей службы поддержки.
Теперь ситуация изменится. Каждый клиент получит доступ к базе знаний, которая поможет решить возникающие вопросы.
Это облегчит работу новым пользователям и сэкономит их время.
3. Расширение знаний о продукте и увеличение рынка сбыта продукции
Управление основными фондами у нас никогда не рассматривалось в качестве самостоятельной отрасли, хотя каждый день мы используем различные виды активов. Использование, управление и отчетность фондов, особенно в государственном секторе, плохо контролируются, что неудивительно, учитывая статус развивающейся страны.
Это наш шанс. Мы хотим изучить и расширить эту сферу, а документация будет использоваться как инструмент для продвижения, в частности, для расширения знаний о программном обеспечении для пользователей. Это, в свою очередь, расширит наш рынок сбыта.
— Как вам раньше удавалось решать проблемы со справочными документами? Какое программное обеспечение вы использовали для этого?
— Как я говорил, раньше мы никогда не пользовались справочными документами, особенно такими приложениями для документирования программного обеспечения, как Dr.Explain. Изначально я начал писать руководство пользователя с помощью обычных редакторов Word и PDF, но из этого ничего не вышло. Тогда я задался целью найти специализированную программу и наткнулся на Dr.Explain. И это, кажется, решило все мои проблемы. Теперь я постоянно использую его для написания документации к нашему софту.
— Вы сравнивали Dr.Explain с другими решениями?
— Да, сравнивал. Но у Dr.Explain я нашел то, что выделяет его на фоне других, — это автоматически пронумерованные контролы на скриншотах.
В простом текстовом редакторе вы можете добавить в текст изображение диалогового окна или меню системы с линиями и стрелками, но этого недостаточно. Должны быть надписи, показывающие пошаговый процесс открытия и закрытия меню и диалогового окна или даже заполнения полей. Во всем этом легко запутаться и ввести пользователя в заблуждение. Dr.Explain упрощает работу над объяснением пошаговых инструкций.
— Почему вы выбрали программу Dr.Explain?
— Поскольку моя первоначальная работа с использованием Word и PDF-документов не дала результатов, передо мной встала задача найти новое приложение для написания руководства пользователя. Когда я использовал Word и PDF, я изо всех сил пытался пронумеровать метки на скриншоте, чтобы показать необходимые шаги в меню или диалоговом окне, но это было сложно. В этих инструментах подходящего функционала не было.
Поэтому, когда я наткнулся на Dr.Explain, я увидел, что он предлагает то, что я искал. Я тут же ее купил!
— Какие результаты вы получили? Как эти результаты влияют на ваш бизнес?
— Мой проект уже почти завершен, особенно проект 1: “Руководство пользователя системы управления основными фондами”. Я верю, что результаты и отклик будут отличными! Как я уже говорил, мы ожидаем 3 важных результата: расширение знаний о продукте и увеличение рынка сбыта, удобство использования и экономическая эффективность, а также повышение общего уровня компьютерной грамотности.
— Какой-нибудь комментарий в завершение разговора.
— Dr.Explain действительно предложил несколько важных решений для написания руководств пользователя программного обеспечения и справочной документации. Я уверен, что принял мудрое решение, потому что Dr.Explain предлагает возможности, которых мне не хватало.
Желаем господину Наревеку удачи и отправляемся в другой конец земного шара — за географией полезного софта не уследить!